Dokumentenmanagement

Dokumentenmanagement für effizienten Workflow

Wissen als jederzeit verfügbare Ressource
Die Kommunikation mit Lieferanten und Kunden ist heute schneller und vielfältiger als je zuvor. Nicht nur, dass Informationen über verschiedene Kanäle fließen – vom Telefongespräch über die E-Mail bis zum Papierdokument. Sie fallen auch an unterschiedlichen Stellen des Unternehmens an und machen damit jeden Vorgang zu einem dynamischen Prozess der ständigen Veränderung.
Solange die Mitarbeiter den Überblick bewahren, ist meist auch ein reibungsloser Ablauf gewährleistet. Wird jedoch eine Person krank, macht Urlaub oder verlässt das Unternehmen, kommt es schnell zu Informationslücken, Fehlern, Missverständnissen. Denn all das Detailwissen, das diese Person im Hinterkopf hat, ist in keinem System gespeichert und damit für Andere auch nicht zugänglich.
Ein integriertes Dokumentenmanagement-System (DMS) bildet Verwaltungsprozesse lückenlos im System ab. Es macht nicht nur Wissen unabhängig von Personen. Es gewährleistet auch den lückenlosen Zugriff auf alle Dokumente und stellt sicher, dass jede Information jederzeit zur Verfügung steht.  

Sofort finden statt lange suchen
GIID unterstützt Unternehmen dabei, die Dokumentenflut zu bändigen und Informationen für alle Beteiligten verfügbar zu machen. Die Basis dafür ist ein unternehmensweites Dokumentenmanagement, das sämtliche Dokumente konsequent in elektronischer Form verwaltet. Dabei ist es unerheblich, ob es sich um eine Excel-Tabelle handelt, ein Besprechungsprotokoll im DOC-Format, eine Mitteilung per E-Mail oder eine Bestellung auf Papier.
Die Vorteile sind eindeutig: Papierdokumente müssen nur einmal in die Hand genommen werden und gelangen sofort ins Archiv. Sie werden direkt bei Eingang eingescannt und stehen von diesem Augenblick an unternehmensweit zur Verfügung. Dadurch hat jede Zeit raubende Sucherei ein Ende. Niemand muss sich merken, was wo abgelegt ist. Der Zugang zu Dokumenten ist nicht mehr vom Wissen eines Sachbearbeiters abhängig, sondern steht allen berechtigten Mitarbeitern offen, die an einem Prozess beteiligt sind. 

Effiziente Prozesse völlig ohne Papierkrieg
Ein konsequentes elektronisches Dokumentenmanagement macht administrative Prozesse transparent und sorgt in jeder Situation für den vollen Überblick. Neue Informationen sind sofort für alle Beteiligten verfügbar. Auf Änderungen kann umgehend reagiert werden. Vorgänge bleiben nicht liegen, weil ein Sachbearbeiter gerade nicht da ist. Bestehende Vereinbarungen schlummern nicht irgendwo in irgendeinem Ordner, sondern lassen sich jederzeit auf den Bildschirm holen.
GIID ist autorisierter Partner von Docuware. Dieses anerkannte DMS sorgt nicht nur für die zentrale Speicherung sämtlicher Dokumente an einem Ort. Es ist auch die Basis für ein effizientes Workflow-Management, das den Papierkrieg eliminiert und Prozesse entscheidend beschleunigt. Dokumente müssen nicht mehr zur Prüfung und Genehmigung quer durchs Unternehmen geschickt werden. Stattdessen landen sie ganz einfach im elektronischen Eingangskorb der betreffenden Mitarbeiter und werden am Bildschirm bearbeitet und signiert.

GIID reduziert die Papierflut.
Ein Großteil der externen Kommunikation Ihres Unternehmens läuft noch immer auf dem Papierweg. Intern jedoch werden die meisten Prozesse rein elektronisch abgewickelt. Wir führen beide Welten zusammen. Docuware macht Papierdokumente für den elektronischen Prozessablauf verfügbar. Damit der Papierkrieg ein Ende hat und Informationen jederzeit  bereitgestellt werden.

GIID holt verlorene Zeit zurück.
Wo Vorgänge auf Papier durchs Unternehmen reisen und Dokumente in Aktenordnern verschwinden, brauchen Verwaltungsabläufe ganz einfach ihre Zeit. Wir verbannen Papier ins Archiv und bilden Ihre administrativen Prozesse komplett im IT-System ab. Das senkt den Zeitaufwand und macht selbst komplexe Prozessabläufe transparent und beherrschbar.

GIID macht unabhängig.
Oftmals wissen nur bestimmte Mitarbeiter, was wo zu finden ist und was bei welchem Auftrag zu beachten ist. Doch ist der Mitarbeiter krank oder verlässt er das Unternehmen, kann niemand auf dieses Wissen zugreifen. Mit einem elektronischen DMS sorgen wir für transparente und nachvollziehbare Vorgänge, denn alle damit verbundenen Ereignisse, Dokumente und Vereinbarungen sind jederzeit abrufbar.
GIID Gesellschaft für InformationsIntegration und Datenverarbeitung mbH      •      Hauptstr. 81      •      42349 Wuppertal      •      Telefon (02 02) 769 49-0      •      Fax (02 02) 769 49-11
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