Was bedeutet die Änderung der GDPdU

für Ihr Unternehmen ?

Gemäß GDPdU ist das zu prüfende Unternehmen verpflichtet alle steuerrechtlich relevanten elektronischen Daten auch elektronisch auswertbar vorzuhalten (zu archivieren). Der Betriebsprüfer hat drei neue Möglichkeiten, auf diese Unterlagen zuzugreifen:

• Unmittelbar am IT-System des Unternehmens
• Mittelbar am IT-System, mit Hilfe von Mitarbeitern des Unternehmens und
• durch Anforderung eines Datenträgers mit allen Unterlagen zur Auswertung mit seiner Prüfsoftware „IDEA“

Tatsächlich gilt: Sie sollten archivieren aber KEIN Unternehmen ist vom Gesetzgeber verpflichtet ein Dokumenten-Management-System einzusetzen um seinen Prüfungspflichten nachzukommen! Ein DMS alleine ist dazu nicht in der Lage, nur in Kombination mit dem DV-System bzw. dem ERP-System können die Anforderungen geleistet werden – aber ein DMS unterstützt hier sinnvoll.

10 Jahre Aufbewahrungspflicht und die Anzahl der zu archivierenden Dokumente, Dateien und E-Mails steigt exponentiell. Sowohl die geordnete Ablage als auch die Archivierung und erst recht die Suche verursachen enorme Kosten. DMS reduziert diese Kosten erheblich.

Was ist Elektronische Archivierung eigentlich?

Elektronische Archivierung ist die systematische, langfristige und revisionssichere Aufbewahrung von Dokumenten und Daten sowie deren dauerhafte Bereitstellung über geeignete Such, Anzeige- und Druckfunktionen.

Um eine revisionssichere Archivierung zu garantieren, müssen die Dokumente und Daten auf einem unlöschbaren Datenträger gespeichert werden, wie z.B. einmal beschreibbare CD-Rs und DVDs oder WORM-Medien. Weitere Informationen über optische Datenspeicherung finden Sie auch unter “Archivierung mit optischen Speichern”

DocuWare 4.5 von Ernst & Young zertifiziert

Auch die aktuelle Version 4.5 von DocuWare erfüllt alle Anforderungen an die Archivierung aufbewahrungspflichtiger Dokumente. Durch die internationale Wirtschaftsprüfungsgesellschaft Ernst & Young wurden Beleg- und Archivierungsfunktionen, Verarbeitungsregeln, Dokumentation sowie Software- und Datensicherheit einschließlich der Qualitätssicherungs-Maßnahmen getestet und ohne Beanstandung zertifiziert.

Die Wirtschaftsprüfer zeigen auch auf, wie die in den GDPdU geforderte maschinelle Auswertbarkeit der in DocuWare archivierten steuerlich relevanten Daten erreicht werden kann: Diese Daten müssen in einem maschinell auswertbaren Format vollständig, unverdichtet und ungefiltert über eine geeignete Schnittstelle aus dem originären Buchhaltungssystemen geliefert werden. Da der Zugriff auf alle in sämtlichen Systemen gespeicherten Daten einschließlich der Stammdaten wahlfrei erfolgen muss, kann die Ordnungsmäßigkeit abschließend nur mit den beim Anwender installierten Systemen sowie eingesetzten Verfahren beurteilt werden.