Langzeit-Archivierung

Die digitale Version des Aktenkellers im 21. Jahrhundert

Nach wie vor schlummern Unmengen von Belegen, Akten und Informationen in den Kellern vieler Unternehmen. Wir möchten Ihnen an dieser Stelle nicht erklären, wie wichtig diese Informationen für Ihr Unternehmen sind. Vielmehr zeigen wir Ihnen, wie ähnlich und doch verschieden digitale Archivierung und klassischer Archivraum sind.

Wie sicher ist die Aufbewahrung über Jahre oder gar Jahrzehnte ?

Sowohl beim klassischen als auch beim digitalen Archiv ist Sicherheit
ein relativer Begriff, der nicht zuletzt von der Einhaltung bestimmter Regeln beeinflusst ist.
Vorteile klassischer Archivierung:
Völlige Unabhängigkeit von Aufzeichnungsformaten o.ä.
Gedruckter Text wird auch in vielen Jahrzehnten noch lesbar sein.
Nachteile klassischer Archivierung:
Hoher Platzbedarf, Höchst empfindliches Medium (Feuchtigkeit, Feuer),
Umstrukturierung von z.B. Ordnungskriterien praktisch unmöglich,
Anlegen von Sicherheitskopien aller Dokumente sehr kosten- und zeitaufwendig.
Vorteile digitaler Archivierung:
Sehr geringer Platzbedarf, äusserst schneller Zugriff auf Bestandsdaten,
einfaches aussortieren von nicht mehr aufzubewahrenden Alt-Daten,
einfaches Anfertigen beliebiger Sicherheistkopien.
Nachteile digitaler Archivierung:
In bestimmten Zeitabständen (etwa alle 5 bis 10 Jahre) sollten die Archivierungsmedien
auf neue Datenträger kopiert werden. Hierbei ist als Ziel ein jeweils aktuelles Medium
zu verwenden. (Ein Beispiel hierfür ist z.B. der Wechsel von CD zu DVD oder
der Übergang von MO Medien mit 2,6GB Kapazität auf solche mit 9,1GB)

Wie gelangen Dokumente ins Archiv ?

Im klassischen Archiv gelangen Akten meist ins Archiv, wenn eine Akte geschlossen und nicht mehr im direkten Zugriff benötigt wird, z.B. Eingangsrechnungen des vergangenen Geschäftsjahres. Im digitalen Archiv können Dokumente in das digitale Archiv übertragen werden, sobald keine Änderungen mehr vorgenommen werden müssen, z.B. sobald ein Kontierungsvermerk an einer Eingangsrechnung angebracht worden ist. Die Übertragung der Daten auf das Archivierungsnedium, z.B. eine CD, erfolgt dabei wahlweise Teil- oder Voll-Automatisch. Die Informationen bleiben stets, auch nach Jahren, im direkten Zugriff.

Wie greift man auf alte Dokumente zu ?

Im klassischen Archiv sind Dokumente häufig nach Aktenplänen sortiert, und die Akten nach bestimmten Ordnungskriterien in Regalen. Ohne den berühmten “Gang in den Keller” geht es dann aber meistens nicht. Im digitalen Archiv suchen Sie ebenfalls nach Ordnungskriterien, allerdings mit einer sehr viel grösseren Auswahl (Sie können z.B. nach dem Kundenname, der Rechnungsnummer oder dem Datum suchen). Sobald Sie ein Dokument einsehen wollen, werden die entsprechenden Daten geladen und angezeigt. Im Normalfall befinden sich die entsprechenden Medien in einer Jukebox und das System kann direkt auf die benötigten Daten zugreifen. Ist dies nicht der Fall, werden Sie vom System zum einlegen des entsprechenden Datenträgers aufgefordert.